Asambleas de socios y sesiones de junta directiva virtuales
En ocasión de la pandemia del Covid-19, las instituciones públicas han incentivado realizar el máximo de gestiones de manera digital para evitar el contagio. Algunas medidas surgieron previo a la aparición del virus, pero han sido de gran ayuda para el sector productivo durante esta coyuntura, como lo fue la implementación de la ventanilla digital en el Registro Nacional, que ha sido un aliado de los notarios públicos para presentar de manera rápida y segura los testimonios de sus escrituras y de esta manera facilitar el tráfico mercantil. De igual manera, el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional, mediante la Circular D.P.J-010-2018, vino a regular la novedosa alternativa de que las Asambleas de Socios y las sesiones de Junta Directiva pudieran realizarse a través de medios electrónicos, lo que permite facilitar la toma de acuerdos en aquellas sociedades cuyos dueños o directores radican en lugares distintos, lo cual resulta de gran interés en la actualidad. Valga decir que el Registro Nacional, pese a sus deficiencias, ha sido una de las instituciones que mejor se ha adaptado a las nuevas tecnologías, sosteniendo una posición vanguardista mediante la implementación de sistemas informáticos que mejoran la experiencia de los usuarios, y facilitan el trabajo a los notarios públicos.
Respecto al tema que nos interesa, sea la celebración de reuniones de asamblea y junta directiva de manera virtual, el Código de Comercio contempla únicamente la realización de asambleas y de reuniones de Junta Directiva mediante la presencia física de socios y directores, pero el desarrollo de las tecnologías de la información, permiten la ampliación, modificación, exteriorización de funciones humanas, incluidas entre ellas, la comunicación y la percepción, lo que provoca el surgimiento de la denominada “presencia virtual”. En razón de lo anterior el Registro de Personas Jurídicas dispuso que las asambleas y sesiones no presenciales son viables, en el tanto se garantice que el medio de comunicación empleado les ha permitido a todos los socios y directores participantes intervenir, deliberar y decidir, como si estuvieran presentes de modo físico, debiendo quedar constancia probatoria de tal hecho, a través de mecanismos como las grabaciones y filmaciones.
Incorporación en el Pacto Constitutivo
Es claro que para que dichas asambleas y sesiones se puedan realizar de manera virtual, de manera previa se debe de haber aprobado por la asamblea de socios, y por lo tanto constar de manera fehaciente en los estatutos societarios. Consecuentemente, resulta necesario que, por medio de una asamblea presencial, los socios acuerden reformar el pacto constitutivo para adicionar esta nueva alternativa virtual, y establecer los requisitos esenciales para que se pueda llevar a cabo.
Requisitos de seguridad
Es importante tener claro que ante este nuevo paradigma resulta indispensable el cumplimiento de una serie de requisitos, que protejan a los diferentes interesados, y les garantice que tanto la Asamblea de Socios como la Sesión de Junta Directiva se realizarán ajustadas a la ley, dichos requisitos son los siguientes:
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- Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano. La simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada. Toda la regulación que se hace del procedimiento de formación de la voluntad parte de esa simultaneidad que es la que permite la deliberación permitiendo incluso “estar juntos”, a través de mecanismos de telepresencia.
- Interactividad: Estos mecanismos son interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real, es decir se transmite en vivo y en directo, desde un punto a otro o entre varios puntos a la vez.
- Integralidad: La comunicación debe ser integral, porque permite el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc), sonido (voz de alta calidad, música, etc) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc).
Se establecen además los siguientes requisitos necesarios que deben ser respetados:
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- El sistema tecnológico o medio de comunicación deberá permitir la plena identificación de todos los socios o directores que intervienen.
- Deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
- La participación será en tiempo real y no diferido, de tal manera que permita a todas las personas que participan en la asamblea o sesión, escuchar y comunicarse entre sí al mismo tiempo y de forma permanente.
- Deberán indicarse de modo expreso, los medios y formas mediante los cuales todo lo expresado garantiza la bi-direccionalidad en tiempo real, del envío y recepción de datos, que permita de modo simultáneo, la deliberación, justo como si se estuviera en presencia física entre personas en una discusión plena e inmediata.
Asentamiento de actas y daciones de fe
Resulta indispensable hacer mención que el hecho de realizar una Asamblea o Sesión de manera virtual, no elimina la obligación de que las actas respectivas sean asentadas y firmadas en los libros correspondientes. Al Notario Público le corresponde dar fe de lo anterior, pero además deberá además dar fe de lo siguiente:
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- a) Que todo lo actuado fue ajustado a los principios de integralidad, interactividad y simultaneidad.
- b) Que hay garantía de la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.
- c) Que se utilizó un sistema tecnológico o medio de comunicación apto que permitió la plena identificación de todos los socios en las reuniones virtuales o no presenciales, mediante la videoconferencia celebrada;
- d) Que durante la celebración de la asamblea o reunión de junta directiva se mantuvo ininterrumpidamente la bi-direccionalidad empleando audios, videos y datos al celebrar asambleas generales o reuniones de junta entre socios presentes y ausentes en tiempo real y no diferido.
La presencia del notario no es requisito indispensable de validez de ninguno de los actos societarios, sin embargo, el Registro exige daciones de fe que implican la presencia física del cartulario, lo cual representa mayores responsabilidades para el Notario Público. Habrá que esperar que se susciten situaciones conflictivas que ameriten un replanteamiento por parte del Registro Nacional, pero por el momento esto es lo que existe y por lo tanto deberá ser respetado por las partes interesadas en realizar las Asambleas o Sesiones de Junta Directiva de manera virtual. Todo lo explicado anteriormente sobre la virtualidad se puede considerar un adelanto sustantivo, pero que ciertamente ameritará modificaciones que faciliten la función notarial.
En caso de dudas adicionales sobre este tema, puede contactar a nuestro especialista en Derecho Empresarial, el Lic. Diego Elizondo al correo diego@glcabogados.com o llamando al +506 2524-3176. Agendar cita