Este tema ha sido de gran discusión en el presente año y sigue generando temas de discusión, ya
sea por las posibles sanciones derivadas del incumplimiento, así como por el funcionamiento del
sistema para el ingreso de la información.

Sanciones

Pese a que la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y
Beneficiarios Finales, emitido por la Dirección General de Tributación y el Instituto Costarricense
sobre Drogas, ya señalaba en su transitorio primero, que los obligados tenían hasta el 31 de enero
para realizar la declaración, muchas personas entraron en pánico al terminar el mes de setiembre
y saber que no habían logrado hacer la declaración, en muchos casos por la saturación de los bancos
para proporcionar las firmas digitales necesarias para realizar el trámite. Debido a esto, el
Ministerio de Hacienda tuvo que venir a hacer una aclaración, que a mi parecer estaba de más,
pues ya lo indicaba el transitorio primero al establecer que “Para efectos de aplicar lo dispuesto
en el artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios se tendrán por posibles
incumplidores los sujetos obligados que al 31 de enero de 2020 no hayan realizado la respectiva
declaración o no sea posible determinar los beneficiarios finales. Una vez definida la lista de
incumplidores se pondrá a disposición de las autoridades respectivas.”

Básicamente la confusión se originó por la calendarización que se emitió, basada en el número
final de la cédula jurídica, lo cual se hizo simplemente por un tema de orden, ya que carece de
sentido que unas sociedades hubieran estado obligadas antes que otras a cumplir con la
declaración. Al final, la intención era que, en una cultura donde las personas dejan todo para el
último momento, no se terminaran aglomerando todas las declaraciones a finales del mes de enero,
lo cual ahora probablemente sucederá, luego de la aclaración del Ministerio de Hacienda. Lo
recomendable es realizarla lo antes posible, inclusive previo al mes que le corresponda, para tener
el tiempo suficiente para obtener los documentos necesarios si se trata de sociedades con
beneficiarios finales extranjeros, pues conlleva traducciones y documentos apostillados. Hay que
recordar que aparte de las posibles sanciones por el incumplimiento, el Registro Nacional negará
certificaciones o inscripción de documentos.

Papel de los Notarios Públicos

Ahora bien, los Notarios Públicos no quedarán fuera de su órbita, pues tendrán la obligación de
consignar en cualquier documento que emitan a favor de una sociedad, los casos de aquéllas que
hayan incumplido con el Registro. Esto se encuentra regulado en el artículo 25 del Reglamento del
Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, Decreto Ejecutivo No. 41040-H:

“Los Notarios Públicos cuando emitan documentos a los sujetos obligados indicados en el artículo
3 de este reglamento, deben verificar la lista de incumplidores y en caso de estar incluido debe
consignarlo en el documento. El acceso a la lista de incumplidores se realizará por medio de un
certificado válido de firma digital para personas físicas perteneciente a la jerarquía nacional de
certificadores registrados.

Para verificar la condición de Notario Público al momento de la consulta, la Dirección Nacional
de Notariado proveerá una consulta automática de acuerdo a los requerimientos técnicos
definidos por el Banco Central de Costa Rica, de manera que el Registro de Transparencia y
Beneficiarios Finales pueda determinar, en tiempo real, si el consultante es un notario público
facultado para ejercer.”

Será necesario que los Notarios Públicos se encuentren habilitados y cuenten con un certificado
válido de firma digital para poder consultar la lista de incumplidores, dicho sistema todavía no se
conoce y será hasta el mes de febrero que se sepan los incumplidores de la Declaración.

Desafíos de la Plataforma Central Directo

Y ahora bien, en la práctica, luego de poco más de dos meses de la entrada en vigor del Registro
de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF), se siguen presentando inconvenientes u
obstáculos difíciles de sortear para los usuarios de la plataforma de Central Directo del Banco
Central de Costa Rica, quienes intentan presentar la declaración de beneficiarios finales. Aquellos
que realizan la declaración, deben tener a su disposición inmediata, toda la información de la
sociedad y sus beneficiarios finales, incluyendo libros legales actualizados, certificados de
participación, fechas de adquisición, porcentajes de participación, etc. Existen personas jurídicas
que tienen el inconveniente de intentar obtener toda la documentación requerida a tiempo, tomando
en consideración que deben legalizar, traducir y apostillar los documentos y contar con un
apoderado generalísimo o, en su defecto, un apoderado especial debidamente acreditado por un
notario público.

Otra complicación, ha sido la propia plataforma del BCCR, la cual es rígida y limitada, sin tomar
en cuenta las diferentes realidades y organización, la cual no permite a los usuarios ingresar la
información y completar la declaración. Por poner un par de ejemplos, el sistema no permite
indicar, cuando existen, no sólo tenedores de participaciones sociales, sino también procesos de
liquidación de esas participaciones sociales, en trámite. Además, no se puede incluir en la
declaración de RTBF varios tipos o clases de acciones preferentes de una compañía.

Como se ha podido constatar, la implementación de la declaración de beneficiarios finales ha sido
y continúa siendo un reto tanto para la administración como para los administrados, y representa
un acertijo respecto a lo que sucederá más adelante. Si desea conocer más en detalle sobre el
proceso de declaración de beneficiarios finales, puede escribir a info@glcabogados.com.