Modificación a la celebración virtual de asambleas de socios y sesiones de junta directiva

by | Dic 7, 2020 | Artículos, División de Asesoría Empresarial, GLC Abogados

El presente año atípico, ha ocasionado un cambio de mentalidad tanto para las empresas como para las instituciones del Estado, cosas que no hubiéramos esperado ver implementadas hasta dentro de varios años se han estado suscitando en el presente año en vista de la pandemia. El teletrabajo es ahora la regla en lugar de la excepción, de igual manera los trámites digitales en las instituciones públicas, que actualmente son el medio principal. Hace unos pocos meses preparé un artículo que señalaba cómo desde hace unos años se habían venido optimizando procesos que beneficiaban al sector productivo, como lo fue la implementación de la ventanilla digital en el Registro Nacional, así como la novedosa alternativa de que las Asambleas de Socios y las sesiones de Junta Directiva pudieran realizarse a través de medios electrónicos. Dicha modificación resultaba muy novedosa, pero tenía un “pequeño gran detalle” dependiendo de cada sociedad, y que consistía en que, para poder llevar a cabo dichas asambleas de socios o sesiones de junta directiva, era necesario que fuera incorporado en el pacto constitutivo, lo que limitaba su efectiva aplicación, en especial en una coyuntura en la cual se ha dificultado la celebración de asambleas de socios.

Directriz 001-2020

El Registro de Personas Jurídicas con una visión realmente vanguardista, en aras de beneficiar y dinamizar el tráfico mercantil al facilitar el funcionamiento en las sociedades, emitió la Directriz 001-2020, el 4 de agosto del 2020, mediante la cual dejó sin efecto la Circular DPJ-010-2018, de tal manera que ya no es necesario que se modifiquen los estatutos sociales con el fin de incluir la celebración de las asambleas o sesiones de junta directiva a través de medios tecnológicos. Establece la Directriz que siempre que los estatutos de una entidad jurídica no imposibiliten la realización de sus asambleas mediante la utilización de medios electrónicos, su realización resultará viable siempre y cuando el medio electrónico utilizado sea capaz de permitir la participación de todos los miembros de la entidad, así mismo que se garantice la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes. El cumplimiento de esta situación deberá quedar asentado en el libro respectivo. Se deberán respetar todos los aspectos establecidos en los estatutos respecto a la convocatoria de las asambleas y la realización de estas, debiendo asentarse en el libro respectivo tal circunstancia, así como el medio tecnológico utilizado. Lo mismo será aplicable para la celebración de sesiones de junta directiva/administrativa.

Este cambio de apreciación por parte del Registro de Personas Jurídicas tiene todo el sentido del mundo, pues la pandemia ha imposibilitado que muchas sociedades pudieran celebrar asambleas de socios para reformar sus estatutos sociales e incorporar la celebración de manera virtual. Hay que tener presente que uno de los principios básicos del derecho privado es la autonomía de la voluntad de las partes, donde los sujetos de derecho privado pueden realizar todo aquello que no esté expresamente prohibido por el ordenamiento. En vista de lo anterior, las asambleas y sesiones no presenciales son viables, en el tanto no se encuentre prohibido expresamente en el pacto social, y se garantice que el medio de comunicación empleado permita la identificación de todos los participantes que intervienen, deliberan y deciden, de lo cual debe quedar constancia probatoria en las actas respectivas. El medio tecnológico utilizado para llevar a cabo la asamblea o sesión debe permitir probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante grabaciones, mismas que deberán ser conservadas y custodiadas bajo la responsabilidad de los personeros de cada entidad jurídica.

Siempre deberá respetarse la obligación de que las actas de asambleas generales ordinarias y extraordinarias, así como de las sesiones de junta directiva/administrativa, queden debidamente asentadas y firmadas en el libro respectivo, y deberá el Notario Público dar fe de dicha situación, pues ello le concede autenticidad al contenido del documento y a los hechos descritos en el desarrollo de la asamblea/sesión. De igual manera, el Notario deberá dar fe que en el acta se encuentra asentado que, en la realización de la asamblea o sesión de junta directiva/administrativa, se cumplió con la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes; o bien, transcribir tales hechos en la protocolización. En definitiva, estamos en presencia de hechos inéditos en ocasión de eventos extremos, modificaciones que se han dado de una manera atípicamente expedita, lo que representa un beneficio directo para los agentes del comercio.

 

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